LMS - Enrollment Peserta
Enrollment Peserta (Integrasi DTS-LMS)
Enrolment peserta adalah proses memasukkan peserta ke dalam suatu
course pada LMS. Enrollment Peserta dapat dilakukan melalui rekap pendaftaran
atau SUBM. Admin pelatihan dapat memilih salah satu cara tersebut. Untuk
menjalankan sebuah fungsi enrollment, admin harus merubah status peserta
kepada status-status berikut ini:
a. Diterima
b. Pelatihan
c. Lulus karena nilai
d. Lulus karena kehadiran
e. Tidak lulus karena nilai
f. Tidak lulus karena kehadiran
g. Berhak Sertifikasi
h. Ikut Sertifikasi
Contoh perubahan status:
Submit -> DIterima
Diterima -> Pelatihan
Pelatihan -> Pelatihan
Submit -> Lulus karena nilai
Fungsi tersebut akan berjalan dan akan mendeteksi keberadaan peserta di
LMS. Jika Peserta sudah ada di salah satu kelas pada pelatihan yang dituju, maka
peserta tidak akan di enroll karena sudah ada di kelas. namun, apabila peserta
belum ada di salah satu kelas di pelatihan yang dituju, maka peserta akan di
enroll ke kelas A pada pelatihan yang dituju.
Contoh kasus yang mungkin terjadi:
Terdapat pelatihan dengan code 5321 yang memiliki 2 kelas:
a. kelas A, memiliki anggota:
- iqbal
- farhan
- vierza
- hilda
b. kelas B, memiliki anggota:
- Bahar- Budi
- Nanda
- Siti
Contoh kejadian yang mungkin sering terjadi:
hanif akan diubah statusnya dari submit ke diterima karena hanif terlambat
mendaftar dibandingkan yang lain. maka, ketika hanif diubah statusnya oleh
admin, hanif akan masuk ke kelas A karena hanif tidak ada di kelas A sebelumnya.
akbar akan diubah statusnya dari submit ke lulus pelatihan karena admin lupa
merubah status akbar. maka, ketika akbar diubah statusnya oleh admin, hanif
akan masuk ke kelas A karena hanif tidak ada di kelas A sebelumnya.
Budi akan diubah statusnya dari pelatihan ke tidak lulus pelatihan karena budi
dianggap tidak memenuhi persyaratan lulus. maka, ketika budi diubah statusnya
oleh admin, Fungsi enrollment akan berjalan namun fungsi tersebut mengecek
bahwa Budi sudah ada di kelas B, sehingga Budi tidak di enroll lagi ke kelas A.
Contoh kejadian yang sering terjadi
Fahri sudah pernah diterima statusnya oleh admin melalui SUBM dari submit ke
diterima. namun fahri ternyata gagal masuk ke kelas A pelatihan yang dituju
karena kegagalan sistem. Maka, admin hanya perlu merubah status fahri melalui
rekap pendaftaran dari diterima ke diterima lagi untuk menjalankan fungsi
enrollment dan fahri akan di proses ulang untuk masuk ke LMS kelas A.
Jika terjadi kegagalan terus menerus, silahkan hubungi Tim Helpdesk Melalui
Saluran Helpdesk WAG DIGI Laporan LMSxPresensi
Berikut cara melakukan enroll peserta melalui rekap pendaftaran
1. Masuk ke LMS dan masuk ke course
2. Cek pada participant > grouping. Pastikan pelatihan dan kelas A sudah
termapping di course LMS
3. Jika sudah termapping, silahkan Masuk DTS admin dan pilih menu pelatihan
4. Cari pelatihan anda melalui bagian search berdasarkan nama pelatihan
atau id pelatihan
5. Silahkan klik tombol akses dan pilih rekap pendaftaran
6. Masukkan no reg peserta sesuai dengan contoh pada excel, masukkan
data dengan benar dan sesuai format yang dicontohkan
a. Perorangan
b. Bulk (select lebih dari 1 orang)
7. Select peserta yang akan diubah statusnya
8. Tekan Update Status
9. Pilih status tujuan, contoh: submit > diterima
10. Klik Simpan11. Silahkan tunggu dan pahami ketentuan berikut:
a. Proses enroll menggunakan metode queue atau antrian
b. Peserta anda akan masuk dalam antrian dan akan segera dilakukan
enroll
c. Jika hanya anda yang melakukan enroll, maka estimasi waktunya
dapat diperkirakan dengan mengetahui kemampuan enroll. dimana
100 peserta akan dilakukan enroll selama 3 menit. jika anda memiliki
1000 peserta, maka silahkan menunggu 30 menit
d. Jika anda sedang terjadi traffic enroll, maka estimasi waktunya
bergantung pada proses yang sudah dilakukan terlebih dahulu oleh
admin lain. silahkan menunggu.
12. Cek enrollment peserta pada grup/kelas di LMS. Cek Participant > Group >
cek grup A pelatihan terkait. Jika sudah masuk, maka enrollment berhasil.
Jika tidak masuk, maka enrollment kemungkinan mengalami gagal dan
masih dalam antrian. silahkan hubungi tim IT LMS untuk melaporkan
kendala tersebut.
Jika Bulk, maka
1, bulk pesertal
2, update status
3, sudah berhasil
4, cek di lms
Berikut cara melakukan enroll peserta melalui SUBM
1. Masuk ke LMS dan masuk ke course
2. Cek pada participant > grouping. Pastikan pelatihan dan kelas A sudah
termapping di course LMS
3. Jika sudah termapping, silahkan Masuk DTS admin dan pilih menu SUBM
4. Silahkan unduh template excel subm
5. Masukkan nama subm
6. Masukkan no reg peserta sesuai dengan contoh pada excel, masukkan
data dengan benar dan sesuai format yang dicontohkan
7. Upload file excel
8. Pilih status yang sesuai agar peserta dapat di enroll
9. pilih jenis broadcast
10. Klik Kirim
11. Silahkan tunggu dan pahami ketentuan berikut:
a. Proses enroll menggunakan metode queue atau antrian
b. Peserta anda akan masuk dalam antrian dan akan segera dilakukan
enrollc. Jika hanya anda yang melakukan enroll, maka estimasi waktunya
dapat diperkirakan dengan mengetahui kemampuan enroll. dimana
100 peserta akan dilakukan enroll selama 3 menit. jika anda memiliki
1000 peserta, maka silahkan menunggu 30 menit
d. Jika anda sedang terjadi traffic enroll, maka estimasi waktunya
bergantung pada proses yang sudah dilakukan terlebih dahulu oleh
admin lain. silahkan menunggu.
12. Cek enrollment peserta pada grup/kelas di LMS. Cek Participant > Group >
cek grup A pelatihan terkait. Jika sudah masuk, maka enrollment berhasil.
Jika tidak masuk, maka enrollment kemungkinan mengalami gagal dan
masih dalam antrian. silahkan hubungi tim IT LMS untuk melaporkan
kendala tersebut.
Re Enroll Peserta
Proses ini perlu dilakukan apabila peserta yang di enroll gagal masuk ke lms
secara langsung. ini menjadi prosedur tetap yang perlu dilakukan.
10 peserta di ubah dari status submit ke diterima tapi,
ketika dicek di lms tidak terdapat 10 peserta tersebut.
Jika terdapat peserta yang gagal masuk ke lms setelah diubah statusnya menjadi
status enroll, maka
1. Silahkan akses https://dignas.sdmdigital.id/
3. Cari pelatihan anda by id atau nama pelatihan pada pencarian list
4. Perhatikan Kolom Peserta gagal enroll, terdapat informasi bahwa 10 peserta
gagal enroll dari 20 peserta yang seharusnya masuk ke lms
5. Silahkan klik detail
6. List Peserta yang gagal enroll akan terlihat pada list detail
7. Silahkan klik Enroll All untuk melakukan enroll pada semua akun tersebut.
Jika tidak ingin semua, silahkan bulk dan klik enroll
8. Cek jumlah peserta yang akan di enroll, lalu Klik Ya
9. Jika sudah, maka akan berhasil dan lakukan refresh. Lakukan refresh dan
tunggu proses antrian. jika ditunggu lama masih belum masuk, silahkan
lakukan hal diatas lagi hingga data peserta tersebut hilang dari list gagal
enroll.
10. Apabila sudah tidak ada, silahkan cek lms 10 peserta sudah berhasil masuk
Kemudian pastikan jumlah peserta DTS = Jumlah peserta di LMS
Gunakan filter grup (select semua grup) dan role (peserta) pada menu
participant
Yang harus tidak ada di LMS = Tidak hadir + cadangan + mengundurkan diri
+ pembatalan
Setelah melakukan re-enroll seharusnya DTS 20 = LMS 20